Planejar. Verbo transitivo direto. De acordo com nosso tradicional dicionário da língua portuguesa, significa elaborar o plano ou a planta de; projetar; organizar plano ou roteiro de; programar.
Ao ouvir essa palavra no nosso dia a dia temos o hábito de responder, na maioria das vezes: “já sei o que significa planejar”. Acredito que, ao ler o início desse artigo, foi a primeira coisa que você pensou. Por que eu estou lendo o significado dessa palavra que eu já conheço de cor e salteado? Explico. Apesar de conhecermos, sabermos o significado, ouvirmos o tempo inteiro a palavra e suas derivações (planejar, planejamento, plano de ação entre outras) dificilmente conseguimos colocar esse verbo transitivo direto em prática. O verbo é direto, mas praticá-lo já é outra história.
Essa palavra simples, direta, de apenas oito letras nos remete ao novo. Quem nunca fez planos ou tentou planejar o novo ano que iniciaria? O novo cargo que assumiria? O novo relacionamento? Sempre buscamos (ou tentamos) nos planejar para aquilo que aparenta ser novo.
Mas, a questão é: por qual motivo fazemos isso apenas nessa situação? Por que o planejamento não se torna algo natural, intrínseco à nossa personalidade? Sejamos sinceros, é muito mais fácil praticar algo que já faz parte da nossa rotina, da nossa essência.
E dito isso, entramos no tema e título desse artigo. A importância do planejamento. Qual é, de fato, na prática, a importância do planejamento e de se planejar?
Para isso, precisamos entender a situação como um todo. Afinal, o que pretendemos ao planejar algo? Via de regra, buscamos o planejamento no intuito de nos organizarmos, criarmos um roteiro com início, meio e fim que viabilize a entrega final do objetivo que o projeto possui. Isso se aplica desde situações cotidianas até entregas mais elaboradas em nosso trabalho, por exemplo.
Tornando a situação prática, vamos exemplificar. Para sair todos os dias para trabalhar ou começar a rotina em home office, nós nos planejamos. Um dia antes separamos a roupa que vamos usar, organizamos a estação de trabalho com o computador e os demais objetos necessários, deixamos previamente organizado os itens para o café da manhã, ligamos o despertador entre outras rotinas que temos diariamente. Esse planejamento fazemos de forma automática, e através dele conseguimos iniciar a rotina de trabalho no dia seguinte.
Agora, lembre-se do dia em que você esqueceu de colocar o despertador para tocar ou mesmo acionou a função soneca por mais tempo do que devia. Você acorda atrasado, pula o café da manhã porque não tem tempo, coloca a roupa de qualquer forma e sai correndo para o trabalho ou para começar o dia com aquela reunião importante que começará em breve. Quem nunca passou por essa situação?
E o que isso tem a ver com a importância do planejamento? Tudo! Analisando os dois cenários, certamente a primeira opção é aquela que nos deixa mais confortáveis para iniciar os dias de trabalho. Tomar um café com tranquilidade, se arrumar sem pressa. Isso tudo é possível com o planejamento. Evidentemente situações atípicas poderão acontecer (como esquecer o despertador), mas o planejamento garante que a maioria dos seus dias, ou das etapas do seu projeto, seguirão um time ideal para que você entregue as demandas com maior qualidade.
Agora, vamos analisar os efeitos do planejamento no âmbito do trabalho. O ideal é não somente planejar o seu dia a dia, suas tarefas e entregas rotineiras, embora isso também seja importante, mas o ideal é ir além. Um projeto tem muito mais chance de sucesso quando bem planejado antes do início de sua execução. No início, pode parecer que você está “perdendo tempo” ao dedicar algumas horas para elaborar o planejamento de um projeto que precisa entregar. Mas, essa etapa evita a real perda de tempo durante a execução, permite a visão do todo, especialmente se você condiciona cada atividade a um prazo de entrega.
O ponto chave é: como iniciar um planejamento? Bem, se você nunca teve a oportunidade de se planejar, sugiro começar com as tarefas simples do seu dia a dia e de sua rotina. Planeje a chegada no seu trabalho ou início da sua jornada, ou o que pode ser mais difícil, o fim dela. Estipule um horário máximo para finalizar as suas atividades, por exemplo. Para que você cumpra o horário estabelecido vai precisar organizar as atividades do seu dia e, para isso, pode contar com inúmeros aplicativos para celular, um planner específico de rotinas, um calendário de outlook ou mesmo o bom e velho bloco de anotações, seja do computador ou seu papel e caneta. O importante é mapear as suas atividades, estabelecer horários/datas de cumprimento e organizá-las por prioridade.
Lembre-se de que planejar é um verbo e todo verbo remete à uma ação. Você precisa viver o planejamento para conseguir entender a melhor forma de praticá-lo. Não podemos dizer que o fato de planejar vai impedir os imprevistos, mas certamente você estará bem mais preparado para eles. A partir do momento que você se acostuma a viver com um planejamento, consegue mapear melhor suas dificuldades, entender suas ideias, colocar em prática seus projetos e ao visualizar os resultados positivos se sentirá motivado para expandir o planejamento em outras áreas de sua vida.
Agora, se você já está acostumado a planejar ao menos em sua vida particular, experimente levar essa iniciativa para sua vida profissional ou vice-versa. Especificamente no trabalho, planejar é uma iniciativa quase obrigatória. Sempre que você possui um projeto em mãos, saiba que ele nasce a partir de uma necessidade somada a um planejamento. Logo, para que você possa entregar um resultado satisfatório, precisa planejar como esse projeto irá acontecer, seu objetivo, suas etapas, o plano de ação para atingir o resultado e os prazos de entrega das iniciativas ali mapeadas. Quanto maior o projeto maior será o tempo dedicado ao planejamento, mas acredite, o mapeamento desse cenário é um investimento de tempo para que você alcance o sucesso desejado ao final do projeto.
Por fim, algumas dicas importantes. Planejar é hábito, como já dito. Você fica mais experiente à medida que pratica o planejamento. Portanto, não desanime se o início for difícil, se não conseguir organizar as ideias logo no início ou tiver dificuldade para cumprir os prazos de entrega estabelecidos. Como a maioria de nossas ações, criar um hábito requer o treinamento de nosso cérebro. Para isso, comece sempre de um projeto mais simples para algo mais complexo, pois o sucesso irá motivar os próximos.
Evite se comprometer com prazos fictícios ou impossíveis de cumprir. Isso pode te levar a procrastinação, ou seja, você não conseguirá cumprir tais prazos e seguirá reagendando as tarefas o que além de não ser efetivo o deixará desmotivado. Estabeleça prazos reais, seja franco consigo mesmo e com o time e a liderança em caso de planejamento profissional, afinal o alinhamento de expectativas é peça chave para a satisfação de todos.
Durante seu planejamento, escreva e mapeie o óbvio. Sei que até mesmo essa frase pode parecer óbvia demais, mas lembre-se sempre, de que o óbvio também precisa ser dito. É melhor você planejar considerando um cenário completo ao invés de deixar escapar algum detalhe crucial que você não mapeou/escreveu por considerar óbvio demais, mas que era óbvio somente para você que estava com uma visão micro da situação. Sempre que estamos muito inseridos em uma rotina, costumamos omitir detalhes por considerá-los óbvios demais, porém nem sempre é a realidade de outras pessoas que não estão inseridas no mesmo núcleo/rotina que você. Por segurança, escreva ainda que pareça claro demais aos seus olhos.
Ao finalizar um planejamento, entregue a alguém completamente alheio à sua rotina e peça que analise se está compreensível. Somada à dica anterior, essa análise é muito importante para garantir que seu planejamento é compreensível.
Por fim, mas não menos importante, comece! Planejar é quase como um vício. Quando você começar e se acostumar com seus benefícios serão poucas as atividades que você fará sem planejamento. Desde uma viagem de férias até o plano de ação para provisionamento de gastos anuais da empresa na qual você trabalha, planejar será parte do seu roteiro diário. Dê uma chance para esse verbo transitivo direto, que realmente não poderia ser mais direto e autoexplicativo como já é. Escolha a melhor definição que caiba no seu conceito e o coloque em prática e, para isso, deixo aqui inúmeras sugestões de palavras que te levarão para o mesmo caminho, da organização e sucesso em seus projetos: planear, planificar, planizar, idealizar, organizar, elaborar, estruturar, projetar, esboçar e o que mais você preferir chamar para organizar suas ideias e estruturar suas iniciativas (e terminativas).