Por Bruna Nesello
Que o mercado jurídico está cada vez mais dinâmico, não há que duvidar.
O advogado, por sua vez, para se manter ativo no mercado de trabalho precisa, a todo custo, adaptar-se às mudanças.
E há muito tempo que a automatização e a implantação de sistemas de softwares de gestão passaram a fazer parte da rotina dos profissionais, quer por bem ou por mal.
Primeiro, cabe esclarecer que o software de gestão é uma tecnologia utilizada em escritórios de advocacia para manter os negócios organizados e eficientes; garantindo a segurança e a unicidade das informações necessárias que giram no escritório.
Em resumo: ele busca a excelência operacional para o escritório.
Com um número expressivo de sistemas de software de gestão hoje no mercado, não há como escolher o melhor ou o pior, o que precisa ser definido é o que mais se adequa à realidade de cada escritório.
Um sistema de software precisa ter alguns requisitos básicos como captura de intimações, uma agenda integrada entre os usuários, um campo específico e abrangente para cada processo judicial, um módulo de contato, um campo para extração de relatórios de uma maneira fácil e ágil com a possibilidade de salvar estereótipos de relatórios que são emitidos mensalmente.
O que pode agregar valor a um software é um módulo de CRM, um bom módulo de financeiro, ChatGPT, dashboards e um gerenciador de documentos, por exemplo.
E por falar em software de gestão, não adianta ter uma Ferrari e não saber dirigir. Por mais simples que seja o seu sistema é essencial que ele seja alimentado da forma correta e diária.
Muitos profissionais reclamam do sistema atual que utilizam e investem energia na busca de outros sistemas ao invés de desbravar tudo o que o sistema em vigência tem para oferecer.
Portanto, a troca de sistema não é a solução se a equipe responsável pela alimentação não faz o seu papel bem feito.
O software sozinho não faz milagres, ainda que seja o mais caro do mundo. Todo e qualquer dado e métrica gerada é fruto de informações que foram alimentadas.
É primordial que haja o planejamento das informações e dados que o escritório quer obter ao final do mês, ao final do semestre ou ao final do ano.
Por exemplo: se o escritório é referência em direito previdenciário, é importante que se tenha um relacionamento mais próximo com o cliente. A data de nascimento do cliente é um dado importante para ser preenchido no sistema para que o cliente receba um cartão de feliz aniversário próximo à data. Talvez para uma advocacia referência em direito empresarial, a alimentação deste mesmo dado não é tão relevante.
Ícones como a matéria, as partes, a natureza da ação, o responsável pelo processo, a descrição do objeto da ação e os seus pedidos, e as informações sobre o contrato de prestação de serviço são mais alguns itens importantes que precisam constar no sistema.
Há que ressaltar ainda a questão da padronização das informações que são alimentadas no sistema. A inserção do nome completo do cliente, em letra maiúscula ou minúscula, o preenchimento de todos os campos no momento do cadastro, enfim, todo padrão é muito bem-vindo e torna a extração de relatórios muito mais fidedignos com a realidade.
Portanto, independente do sistema de software que o escritório utiliza, saiba extrair ao máximo todos os campos que ele oferece e transforme os dados em rentabilidade para o seu negócio.